L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Obligation

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié).

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.

L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE, lors de la signature d'une convention de stage. Voir Stages : les obligations de l'employeur

* Cas 1 : Salarié du régime général

Téléservice : Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne

* Cas 2 : Salarié agricole

Téléservice : Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

Mentions obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur,

  • code APE de l'entreprise,

  • numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours),

  • coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale,

  • noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé),

  • date et heure d'embauche prévisibles,

  • nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Dispositifs simplifiés

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

  • Titre emploi-service entreprise (Tese),

  • Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,

  • Titre emploi forains (TEF).

Dans ce cas, la DPAE ne doit pas être utilisée.

À noter : des procédures particulières s'appliquent pour les salariés étrangers.

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail :

  • lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins,

  • lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur),

  • lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement,

  • lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales.

Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.

Registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Déclaration des mouvements de main d'œuvre

Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d'œuvre (DMMO) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

Visite médicale d'embauche

Elle est obligatoire et engage la responsabilité de l'employeur. Elle doit permettre notamment de s'assurer que le salarié est médicalement apte à son poste de travail.

La visite médicale doit être réalisée avant la fin de la période d'essai (ou dans les 2 mois s'il s'agit d'un apprenti).

Cependant, la visite médicale doit avoir lieu avant l'embauche, si la personne embauchée bénéficie d'une surveillance médicale renforcée :

  • jeune âgé de moins de 18 ans,

  • travailleur handicapé,

  • travailleur de nuit,

  • femme enceinte,

  • travailleur exposé à certains risques : amiante, plomb, rayonnements ionisants, bruit, vibrations, agents biologiques, cancérigènes ou toxiques, risque hyperbare...

La DPAE vaut demande, auprès du service de santé au travail dont relève l'employeur, de visite médicale pour le salarié embauché.

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