En matière de déclarations sociales, le calcul de l'effectif d'une entreprise doit se baser sur le nombre de salariés liés à l'employeur par un contrat de travail au 31 décembre de l'année précédente, en tenant compte de tous les établissements de l'entreprise.

Modalités de décompte des salariés

Pour pouvoir calculer l'effectif global et l'effectif moyen, il faut opérer un décompte.

Modes de décompte des salariés

Catégories

Modes de décompte

Salariés en CDI à temps plein, qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun.

  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail.

  • Les salariés dont le contrat de travail est suspendu sont inclus.

Travailleurs à domicile

Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun.

Salariés en CDD

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun.

  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail ;

  • Les salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen en cas de remplacement d'un salarié absent ou dont le contrat est suspendu du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

Salariés intermittents

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun.

  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail.

Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, y compris les salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun.

  • Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail.

  • Les salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen en cas de remplacement d'un salarié absent ou dont le contrat est suspendu du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail

Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail).


Ne sont pas pris en compte dans le calcul des effectifs les personnes :

  • en contrat initiative-emploi ou contrat d'accès à l'emploi,

  • en contrat d'accompagnement dans l'emploi,

Il existe des cas particuliers :

  • les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global mais compris dans l'effectif moyen,

  • les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT,

  • les travailleurs temporaires (intérimaires) sont comptabilisés dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire, et non dans celui de l'entreprise utilisatrice,

  • les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail.

Effectif global et effectif moyen annuel

Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre. Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Pour calculer l'effectif moyen annuel, il faut tout d'abord calculer les effectifs pour chaque mois de l'année civile au prorata de leur temps de travail.

Exemple des effectifs pour un mois donné

Nombre de salariés à retenir dans le calcul

10 CDI à temps complet

10

2 CDI ayant travaillé chacun 65 heures (65 x 2)/151,67

0,86

1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité

1

1 apprenti

0

Effectif du mois

11,86


Pour calculer le nombre d'heures correspondant à un temps plein, il faut considérer le temps de travail non pas sur la semaine, mais sur l'année : 35 h x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois. Donc, 151,67 heures par mois correspondent à 35 heures hebdomadaires.

Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre moyen de salariés présents chaque mois et diviser par 12 mois.

Exemple d'une moyenne d'effectifs mensuels

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Septembre

Octobre

Novembre

Décembre

Total

14,86

11

9

10

8

8

7

7

10

11

13

10

118,86


Donc, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86/ 12 = 9,90. Le chiffre est arrondi au centième le plus proche.

Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

En fin d'année, l'employeur doit indiquer les effectifs de son entreprise sur la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Attention : les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen. Par exemple, si aucun salarié n'est embauché durant le mois de juin, il faut diviser la somme des effectifs mensuels par 11 (et non 12).

  • CDD
    Contrat à durée déterminée
  • CDI
    Contrat de travail à durée indéterminée