La dématérialisation est la possibilité de conclure un marché public par voie électronique, soit par messagerie, soit par le biais d'une plate-forme sur internet appelée profil d'acheteurs. Les règles de l'achat public sont les mêmes, quel que soit le mode de transmission du dossier de candidature à la personne publique. Toutes les candidatures à un marché public peuvent se transmettre par voie électronique.

Obligation concernant les candidatures et les offres électroniques

De la part de l'acheteur

Pour tous les achats publics (fournitures, services ou travaux) supérieurs à 90 000 € HT, la personne publique ne peut pas refuser de recevoir les candidatures en ligne et doit disposer d'un profil d'acheteurs qui permet de télécharger les dossiers de consultation des entreprises (DCE) et de déposer les candidatures de façon sécurisée.

La personne publique peut, quels que soient le domaine et le montant du marché, imposer la transmission des offres par voie électronique via son profil d'acheteur, à condition que cela soit stipulé dans l'avis d'appel public à la concurrence (AAPC)

De la part de l'entreprise candidate

Les candidats doivent obligatoirement transmettre leur dossier de réponse par voie électronique :

  • dans le cadre de marchés de fournitures et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 € HT,

  • si l'obligation est mentionnée dans l'AAPC lancé par la personne publique.

Si l'entreprise candidate a choisi la transmission par voie électronique, elle doit utiliser ce procédé pour tous les documents qu'elle adresse à la personne publique.

Signature électronique

La signature électronique a les mêmes caractéristiques et la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Il ne s'agit pas d'une signature manuscrite scannée et apposée sur un document, qui n'est pas considérée comme une signature originale.

Pour signer électroniquement son offre, le candidat, ou son mandataire, doit disposer d'un certificat de signature électronique et de l'application logicielle correspondante. Cette dernière est souvent proposée par les profils d'acheteurs.

Le certificat de signature électronique est nominatif. Son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.

Les pièces qui doivent être signées électroniquement sont celles qui nécessiteraient une signature manuscrite si l'offre était transmise en format papier.

Il s'agit notamment de la lettre de candidature DC1, de l'acte d'engagement DC3 ainsi que tous les documents indiqués par la personne publique dans l'AAPC ou le règlement de la consultation.

La signature du dossier compressé ne vaut pas signature des pièces qu'il contient.

Les certificats de signature électronique, conformes au référentiel général de sécurité (RGS) en vigueur, sont commercialisés par des prestataires privés de certification électronique qualifiés.

Les certificats conformes au référentiel intersectoriel de sécurité PRIS V1 ne sont plus acceptés.

À noter : le certificat de signature électronique est payant. Son obtention pouvant prendre plusieurs jours, la demande doit être anticipée par rapport aux délais de réponse de rigueur.

Copie de sauvegarde

Le candidat qui remet une offre par voie électronique peut également envoyer, en même temps, une copie de sauvegarde, sur papier ou sur support numérique (clé USB, CD...), qui doit comprendre les mêmes fichiers ou informations.

La copie de sauvegarde peut être ouverte par la personne publique et se substituer à l'offre transmise électroniquement :

  • lorsque la personne publique détecte un virus dans l'offre déposée par voie électronique,

  • lorsqu'une offre a été transmise par voie électronique sans parvenir à la personne publique dans les délais attendus (par exemple, aléas de transmission, tels qu'une panne de serveur, que le candidat peut justifier),

  • lorsque l'offre transmise par voie électronique ne peut être ouverte par la personne publique.

Dans tous les cas, pour être ouverte, la copie de sauvegarde doit être arrivée dans le délai prévu dans l'AAPC ou le dossier de consultation des entreprises.

Utilisation du courriel

La personne publique doit assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire.

Cette obligation fait que l'utilisation du courriel pour transmettre une offre n'est pas possible en procédure formalisée, car seul le profil d'acheteurs répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées par la réglementation.

En revanche, dans le cadre d'une procédure adaptée, la personne publique peut autoriser la transmission de l'offre par courriel, à condition que l'offre et la candidature respectent les prescriptions de l'AAPC ou du règlement de consultation.

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