Au cours d'une procédure de marché public et aussi au stade de l'analyse des candidatures et des offres, fournisseurs et entrepreneurs peuvent demander des renseignements supplémentaires à la personne publique sur tous les documents mis à la disposition des candidats.

Les échanges entre candidats et personne publique sont encadrés par les dispositions du code des marchés publics.

Avant la date limite de remise des offres

Que les informations complémentaires soient fournies à la demande des candidats ou sur initiative de la personne publique, il appartient à celle-ci de respecter le principe d'égalité de traitement des candidats, en les informant tous des modifications ou renseignements complémentaires aux documents de la consultation qu'elle apporte, afin que ceux-ci disposent d'informations et de délais identiques pour la formulation de leur offre.

Questions des candidats

Si les candidats ont besoin d'informations complémentaires, ils peuvent poser des questions, y compris dans le cadre d'une procédure formalisée.

L'avis d'appel public à concurrence (AAPC) doit mentionner les coordonnées de la personne à contacter pour obtenir des renseignements sur l'appel d'offres.

Les profils d'acheteurs prévoient une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et où les personnes publiques publient les réponses correspondantes pour que l'ensemble des candidats intéressés par le marché y ait accès.

En effet, dès lors que la réponse peut apporter une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l'ensemble des candidats doit être informé.

Chaque candidat peut donc librement s'adresser à la personne publique, sous réserve d'avoir au préalable lu l'ensemble du dossier de consultation des entreprises (DCE), afin de s'assurer que la réponse n'y figure pas déjà.

En appel d'offre ouvert, le dernier délai pour fournir ces renseignements est de 6 jours avant la date limite de remise des offres. En appel d'offres restreint, il est de 4 jours.

À savoir : il est recommandé, pour des questions de transparence et de traçabilité, de poser ses questions par écrit : courriel, télécopie ou profil d'acheteur.

Informations complémentaires fournies par la personne publique

Même en l'absence de questionnement préalable, la personne publique peut apporter des informations complémentaires sur son besoin.

En cours d'appel d'offres, des correctifs mineurs peuvent intervenir, à condition de ne pas modifier substantiellement la définition du besoin ou la nature du marché.

Ces compléments ou correctifs doivent être communiqués à l'ensemble des candidats dans un délai raisonnable avant la date limite de remise des offres.

Après le dépôt des offres

Lorsque le candidat a déposé son offre, il ne peut plus la modifier (il ne peut qu'en déposer une nouvelle, à condition d'être toujours dans les délais).

Cependant, la personne publique peut encore communiquer avec un ou des candidats dans certains cas :

  • si elle a constate qu'une ou des pièces sont absentes ou incomplètes (demande de régularisation de la candidature),

  • lorsqu'elle a besoin d'une précision ou d'un complément sur une offre (il ne doit pas s'agir d'une négociation ou d'une modification de l'offre),

  • en cas d'erreur matérielle flagrante, par exemple une erreur de calcul évidente dans une annexe financière (cela doit rester exceptionnel),

  • si la personne publique estime que l'offre est anormalement basse au regard de son estimation initiale, de sa connaissance générale du marché, de la moyenne de l'ensemble des offres, etc.

    Elle demande alors des explications au candidat sur la fixation de son prix. En effet, bien que le prix soit fixé librement, la personne publique doit détecter les tentatives de concurrence déloyale et les éliminer.

    La personne publique examine les informations fournies par le candidat pour justifier son prix. Si ses explications sont satisfaisantes (par exemple, obtention d'une aide d'État ou conditions de travail avantageuses là où la prestation est réalisée, etc.), l'offre est analysée. Dans le cas contraire, la personne publique doit la rejeter par décision motivée.

Négociation en procédure adaptée

Dans le cadre d'un marché passé selon une procédure adaptée (MAPA), des échanges sont possibles entre les candidats et la personne publique, si elle a prévu de mettre en œuvre une négociation.

Dans ce cas, la négociation s'opère suivant les modalités prévues dans l'AAPC ou le règlement de la consultation.

La négociation n'est pas obligatoire, sauf si elle a été prévue dans les documents de la consultation.

Elle peut porter sur tous les éléments de l'offre, et pas seulement sur le prix. Mais elle ne doit pas conduire à modifier substantiellement les caractéristiques principales du marché ou de la procédure.

À noter : la personne publique peut demander à un candidat ayant remis une offre irrégulière de la régulariser. Le principe d'égalité de traitement des candidats impose alors que cette demande de régularisation s'adresse aussi à tous les candidats ayant remis une offre irrégulière.

Procédure négociée

Certaines procédures, dites négociées, comprennent obligatoirement une phase de négociation. La personne publique ne peut y avoir recours que dans certains cas limités par le code des marchés publics.

Certaines de ces procédures font l'objet d'un avis de publicité et d'une mise en concurrence.

Les modalités de négociation doivent être prévues dans l'AAPC ou le règlement de la consultation.

À noter : la personne publique peut négocier avec les candidats qui ont présenté une offre irrégulière ou inacceptable.

Procédure du dialogue compétitif

Si la personne publique n'est pas en mesure d'établir seule les moyens techniques de répondre à son besoin ou le montage juridique ou financier de son projet, elle peut avoir recours à une procédure de dialogue compétitif.

Elle détermine un programme fonctionnel qui décrit ses attentes et les résultats à atteindre. Elle sélectionne ensuite sur la seule base de candidatures, les fournisseurs ou entrepreneurs qui participeront au dialogue compétitif.

Elle procède à plusieurs phases de dialogues avec eux avant de pouvoir démarrer la phase de choix.

Chaque candidat peut alors proposer la solution qui lui paraît la plus appropriée puis, au cours d'une ou de plusieurs phases de dialogue, il peut compléter, améliorer, expliquer, modifier son projet.

Le dialogue compétitif permet à la personne publique d'affiner et d'améliorer la définition de son besoin jusqu'à la phase finale où une offre définitive sera remise et évaluée sur la base d'une analyse multicritère.

Le dialogue compétitif suit les modalités initialement prévues dans l'AAPC ou le règlement de la consultation et doit respecter les principes d'égalité de traitement et de transparence.